Comment gérez-vous la vérification I-9 pour les embauches à distance? (2024)

Une option consiste à utiliser un représentant autorisé pour agir en votre nom et à remplir la section 2 du formulaire I-9 avec l’employé à distance. Il peut s’agir d’une personne en qui vous avez confiance, comme un notaire, un avocat, un ami ou un membre de votre famille. Cependant, vous êtes toujours responsable de l’exactitude et de l’exhaustivité du formulaire, et vous devez fournir au représentant des instructions et des conseils clairs. Vous devez également conserver le nom et les coordonnées du représentant.

Une autre option consiste à utiliser une vidéoconférence pour vérifier l’identité et l’admissibilité à l’emploi de l’employé à distance. Cela peut être fait en demandant à l’employé de vous montrer ses documents originaux à la caméra, puis en vous envoyant une copie par courriel, télécopieur ou courrier. Vous devez examiner les documents dans les trois jours ouvrables suivant la date de début de l’employé et remplir la section 2 du formulaire I-9. Vous devez également conserver les copies des documents et noter sur le formulaire que vous les avez vérifiés par vidéoconférence.

Une troisième option consiste à utiliser un système de vérification électronique, tel que E-Verify, pour confirmer l’admissibilité de l’employé à distance à l’emploi. E-Verify est un service Web qui compare les informations du formulaire I-9 avec les données du Département de la sécurité intérieure et de l’Administration de la sécurité sociale. Vous devez vous inscrire à E-Verify et suivre les règles et procédures pour l’utiliser. Vous devez également remplir la section 2 du formulaire I-9 et conserver une copie des documents de l’employé.

Quelle que soit l’option que vous choisissez, vous devez être conscient de certaines erreurs courantes qui peuvent entraîner des amendes, des audits ou des poursuites. Il s’agit notamment de demander à l’employé à distance de remplir lui-même la section 2 du formulaire I-9 ou de la signer avant de commencer à travailler, de demander plus de documents ou des documents différents de ceux requis par le formulaire I-9, de discriminer l’employé distant en fonction de sa citoyenneté, de son statut d’immigration ou de son origine nationale, et de ne pas remplir, mettre à jour ou conserver le formulaire I-9 et les documents justificatifs pendant la période requise.

Enfin, vous devez examiner vos politiques et procédures de gestion de la vérification I-9 pour les embauches à distance et vous assurer qu’elles sont cohérentes, conformes et documentées. Vous devriez également former votre personnel, vos gestionnaires et vos représentants autorisés sur la façon de les suivre et sur ce qu’il faut faire en cas de problèmes ou de questions. Vous devez également surveiller votre conformité et effectuer régulièrement des audits internes pour identifier et corriger toute erreur ou lacune.

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